ERO-Führungen, mit Sitz im Schwarzwald, ist ein langjährig etablierter Spezialist für Lineartechnik und Präzisionsführungssysteme. Das Unternehmen bedient Kunden im Maschinenbau, in der Automatisierung und anderen Branchen und bietet qualitativ hochwertige, maßgeschneiderte Lösungen von Einzelstücken bis hin zur Serienproduktion an.

Um ihre Qualitätsstandards nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Verwaltung aufrechtzuerhalten, strebte ERO danach, dokumentenintensive Prozesse zu optimieren. Ein wesentlicher Engpass: die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen.

Jedes Jahr gehen etwa 2.500 Auftragsbestätigungen per E-Mail ein. Jedes Dokument hat ein anderes Layout und Format. Die Mitarbeiter mussten diese manuell öffnen, überprüfen und mit den ERP-Daten in Abas vergleichen. Parallel dazu mussten sie häufig Kundenakten aktualisieren, wenn Auftragsbestätigungen Änderungen in Namen, Kontakten oder Adressen offenbarten. Fehlende Positionen, falsche Preise oder nicht erfasste Zuschläge führten häufig zu Nacharbeiten. Die manuelle Bearbeitung dauerte 3–5 Minuten pro Dokument und band qualifiziertes Personal in wiederkehrende, wenig wertschöpfende Aufgaben ein.