Einkauf & Bestellabwicklung
Bestellung / Auftragserfassung
Erfassen Sie eingehende Kundenbestellungen und übertragen Sie diese direkt als Kundenaufträge in Ihr ERP-System.
Die Herausforderung
Bestellungen gehen per E-Mail, PDF, Fax-Scan oder EDI-Fallback in Hunderten von kundenspezifischen Layouts ein. Artikelnummern weichen von internen SKUs ab, Liefertermine sind als Freitext formuliert und eine Bestellung kann Freitext- und Tabellenpositionen mischen.
Branchen
Fertigung, Industriezulieferer, Großhandel, Automobilzulieferer.
Wer es nutzt
Auftragsabwicklung, Kundenservice, Vertriebsinnendienst, ERP-Anwender.
Basis-Schema
Kundenname: Text
Bestellnummer (PO): Text
Bestelldatum: Datum
Gewünschtes Lieferdatum: Datum
Lieferadresse: Key-Value-Set (Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Land)
Bestellpositionen (Kunden-Artikelnummer, Menge, Einheit, Preis): Tabelle
Interne SKU-Zuordnung: Text
Incoterms: Enumeration (EXW, FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP)
Gesamtwert der Bestellung: Zahl
Empfohlene Pipeline-Einstellungen: Kontext (Kunden-Artikelnummer → interne SKU-Zuordnung)
Optionale Validierung
Zuordnung von Kundenartikelnummern zu internen SKUs; Abgleich von Preis und Menge mit Vertrag/Preisliste; Prüfung der Liefertermin-Machbarkeit; Kreditlimitprüfung.
Häufig gestellte Fragen
Wie lässt sich die Auftragserfassung aus PDF- und E-Mail-Bestellungen automatisieren?
Eine Extraktions-Pipeline liest die Bestellung in jedem beliebigen Layout aus, gleicht Kundenartikelnummern mit Ihren SKUs ab, validiert Preise sowie Termine und legt den Kundenauftrag automatisch im ERP-System an.
Kann Dokumenten-KI EDI für Kunden ersetzen, die sich nicht anbinden wollen?
Ja, sie erfasst dieselben strukturierten Daten aus einer einfachen PDF-Datei oder E-Mail und liefert Daten auf EDI-Niveau, ohne dass jeder Kunde zu einer EDI-Anbindung gezwungen werden muss.
Wie viel Zeit spart eine automatisierte Auftragserfassung?
Teams wechseln in der Regel von einer minutenlangen manuellen Eingabe pro Auftrag zu einer sekundenschnellen Prüfung von Ausnahmefällen. So lässt sich das Bestellvolumen ohne zusätzlichen Personalaufwand skalieren.
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